Servizi di portierato e reception

I servizi di portierato e reception erogati da Deluxe sono svolti da personale qualificato, selezionato e formato secondo le esigenze del cliente e le nostre procedure interne e dotato di divisa consona all’ambiente (previa consultazione e approvazione del cliente). Sebbene il servizio venga pianificato sulla base delle specifiche richieste di ogni cliente, possiamo riassumerne le principali attività.

Attività primarie

-Controllo ingressi dipendenti.
L’operatore ha l’obbligo di verificare il nominativo del dipendente tramite documento / tesserino di riconoscimento e confrontarlo con l’Elenco Dipendenti fornito dal cliente.

-Accoglienza / controllo visitatori.
L’operatore deve controllare il documento del visitatore e trattenerlo fino all’uscita dello stesso e assicurarsi presso l’ufficio di destinazione richiesto dal visitatore, che lo stesso sia atteso. Inoltre l’operatore dovrà compilare un apposito modulo, consegnarlo al visitatore avvertendolo che tale modulo dovrà essere firmato dal destinatario e, qualora richiesto, indicare il percorso per recarsi dal destinatario. Al termine della visita deve ritirare il modulo (vidimato) all’uscita del visitatore e restituirgli il documento. Qualora la committenza lo richieda l’operatore deve compilare il Registro Visitatori Giornaliero.

-Controllo passo carraio.
L’operatore ha l’obbligo di verificare il nominativo del dipendente tramite documento / tesserino di riconoscimento e confrontarlo con l’Elenco del Personale Autorizzato ad accedere al Parcheggio interno.

-Servizio di indirizzo clienti
L’operatore deve fornire informazioni attinenti la dislocazione delle attività / uffici / dirigenti / settori / ecc. del committente secondo la mappatura/planimetria in dotazione

Attività accessorie

-Apertura e chiusura immobili Qualora richiesto dal cliente l’operatore deve effettuare le seguenti attività:
- apertura Immobili alle ore stabilite dal cliente
- disinnesco allarmi (se esistenti)
- apertura porte di accesso ai locali
- chiusura Immobili
- controllo chiusura porte e finestre
- spegnimento luci
- inserimento allarmi

Gestione chiavi di accesso
Qualora la committenza richieda il servizio in oggetto deve fornire all’operatore:
- bacheca con chiavi identificate
- modalità di consegna al personale.
L’operatore deve consegnare le chiavi alle persone autorizzate provvedendo a far firmare per la consegna ed il ritiro delle stesse tramite apposito modulo

Registrazioni di controllo
L’operatore al termine di ogni turno di lavoro deve effettuare la verifica dei lavori eseguiti durante la giornata compilando l’apposito registro assegnatogli, spuntando le attività eseguite ed apponendo data e firma.
Qualora emergessero problematiche / anomalie / N.C. di servizio, l’operatore deve registrarle nell’apposito campo del modulo stesso oltre ad attivare le attività per la gestione delle non conformità.

Altre attività di reception
Alle suddette attività se ne possono aggiungere ulteriori secondo le specifiche necessità della committenza:
- gestione corrispondenza
- gestione centralino aziendale
- gestione posta in entrata e uscita
- Etc.
Sarà cura della Deluxe selezionare la persona più adatta qualificata e integrare la formazione e l’addestramento on site nel modo più opportuno.